Catatan Demand Planner

Inventory adalah produk atau asset yang dimiliki oleh sebuah perusahaan untuk digunakan dalam menjalankan bisnis dalam suatu organisasi. Management Inventory adalah rangkaian pengendalian untuk memantau dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus ditambah, dan seberapa besar order harus dibuat untuk mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang diinginkan. Management Inventory adalah perencanaan dalam konteks jangka menengah yang dibuat selaras dengan keseluruhan rencana produksi, strategi pemasaran dan distribusi.

Persediaan dalam manufaktur diklasifikasikan menjadi persediaan bahan baku (raw materials), produk jadi (finished products), komponen (component parts), bahan penolong (supplies) dan barang dalam proses ( work in process). Pada perusahaan jasa, inventory menunjuk pada barang-barang tangible yang dijual dan bahan penolong yang diperlukan untuk menyajikan jasa. Dalam kebanyakan text book, pembahasan inventori senantiasa difokuskan pada persediaan bahan baku di perusahaan manufaktur.

Jenis Inventory
Ada beberapa jenis persediaan antara lain:

Persediaan bahan mentah dan bagian-bagiannya.
Persediaan komponen
Persediaan barang dalam proses
Persediaan barang jadi
Persediaan supplies

Tujuan Inventory
Semua perusahaan termasuk juga yang operasinya menganut konsep JIT menjaga ketersediaan inventori dengan alasan sebagai berikut:

Menjaga independensi operasi. Dengan adanya ketersediaan bahan baku pada pusat kerja memungkinkan fleksibilitas operasi dari pusat tersebut, sehingga mengurangi biaya set-up setiap dilakukan set-up produksi yang baru.
Untuk menjaga variasi/fluktuasi permintaan produk. Oleh karena, dalam banyak hal, permintaan tidak dapat diperkiraan dengan sangat tepat, maka untuk dapat mengantisipasinya diperlukan adanya safety/buffer stock.
Memungkinkan fleksibilitas dalam rencana produksi. Dengan adanya inventory perusahaan dapat menentukan jadwal produksi sesuai permintaan sekalipun lead time bahan lama.
Memberikan kemanan terhadap variasi waktu pengantaran bahan. Waktu datangnya pesanan bisa saja tertunda yang penyebabnya banyak misalnya adanya kecelakaan, kemacetan lalu lintas, pemogokan atau bencana alam dll. Dengan adanya inventory perusahaan dapat meminimalisasi pengaruh keterlambatan tersebut terhadap kelancaran operasi.
Mendapatkan keuntungan ekonomis dari jumlah pembelian yang lebih besar. Misalnya adanya diskon/potongan harga untuk pembelian dengan jumlah tertentu.

Alasan Penyebab Perlunya Inventory
Setidaknya ada empat alasan mengapa perusahaan memerlukan persediaan, yakni:

Kesulitan memprediksi tingkat penjualan dan waktu produksi secara akurat (fluctuation inventory).
Beberapa item barang memiliki permintaan yang bersifat seasonal (anticipation inventory)
Mendapatkan manfaat dari economic of scale dalam produksi dan pembelian (lot size inventory).
Jarak dan waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang sehubungan dengan proses transit dalam sistem logistik. untuk sejumlah besar persediaan (pipe-line inventory).
Keterlambatan kedatangan bahan baku yang dipesan dapat mengakibatkan terhentinya pelaksanaan produksi.

Perusahaan dapat saja menyediakan inventory dalam jumlah yang besar, namun demikian persediaan yang besar tidak selalu menguntungkan perusahaan. Beberapa kerugian sehubungan dengan inventory dalam jumlah besar antara lain:

Biaya penyimpanan yang menjadi tanggungan perusahaan akan besar.
Perusahaan harus mempersiapkan dana yang cukup besar untuk mengadakan pembelian bahan.
Tingginya biaya simpan dan investasi dalam persediaan akan mengakibatkan berkurangnya dana untuk pembiayaan dan investasi di bidang lain.
Perusahaan menanggung kemungkinan yang cukup besar risiko kerusakan persediaan akibat perubahan kimiawi atau sebab lain.
Bila terjadi penurunan harga bahan baku, maka perusahaan akan menderita kerugian yang cukup besar pula. Di sisi lain, bila perusahaan menyelenggarakan persediaan dalam jumlah yang relatif terlalu kecil, maka beberapa kelemahan dari kebijakan tersebut antara lain:

Untuk menghindari persediaan yang terlalu besar maupun yang terlalu kecil, berikut ini beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam menyelenggarakan persediaan:

Berapa besarnya jumlah unit persediaan bahan yang diselenggarakan perusahaan.
Kapan dan berapa jumlah unit bahan akan dibeli oleh perusahaan.
Kapan perusahaan yang bersangkutan akan mengadakan pembelian kembali.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Inventory
Terdapat beberapa macam faktor yang mempengaruhi inventory. Adapun beberapa faktor tersebut adalah sebagai berikut:

Perkiraan / Forecasting
Harga bahan baku
Biaya Inventory
Kebijakan pembelanjaan
Pemakaian bahan
Waktu tunggu / Lead Time
Model pembelian bahan/ Cycling periode of order
Safety / buffer stock
Pembelian kembali

Menentukan Safety Stock
Menentukan tingkat inventory yang tepat merupakan pekerjaan yang paling penting dan menantang bagi operation manager. Jika terlalu banyak inventory, uang anda akan mati dalam modal kerja. Jika inventory terlalu sedikit, anda akan mengalami stock out dan customer akan kecewa. Untunglah ada rumus untuk menentukan safety stock

Stock out disebabkan beberapa faktor antara lain: demand yang fluktuasi, forecast yang tidak akurat, lead time yang bervariasi (lead time supplier maupun lead time manufacturing). Banyak juga operation manager yang menetapkan safety stock berdasarkan estimasi atau juga jumlah stock level. Contoh ada yang menetapkan 2 hari stock atau 20% dari total stock.

Safety stock ditetapkan bukanlah untuk menghilangkan seluruh stock out, tapi hanya yang mayoritas saja. Contoh bila kita tetapkan service level 95% artinya 95% order dapat dipenuhi sedangkan 5% tidak dapat dipenuhi (stock out). Jumlah safety stock akan berbanding lurus dengan service level. Dengan menggunakan rumus kita dapat menentukan safety stock yang tetap sesuai dengan customer service level.

Untuk mendapatkan angka safety stock perlu kita lihat data historis aktual demand. Data tsb kemudian kita cari standard deviasinya kemudian dikalikan dengan safety faktor untuk mendapatkan safety stock.
Rumus nya adalah: Safety stock = safety factor x standard deviasi

Safety stock = Z x √ (PC/T) x σD
dengan:
- Z = safety factor [ NORMSINV(Service level)]
- PC = performance cycle = siklus forecast atau siklus order
- σD = standard deviasi dari demand
- T = siklus periode demand

Untuk mencari safety stock kita pilih dari tabel berapa service level yang diinginkan lalu berapa Z score nya (safety factor) lalu kalikan dengan standard deviasi.

Tentu faktor Lead time menentukan juga, namun variasi demand jauh lebih dominan dari variasi leadtime sehingga kadang variasi leadtime tidak terlalu banyak pengaruhnya didalam safety stock.

Karena itu cara mengurangi safety stock adalah dengan :

1. Mengurangi deviasi demand (mengurangi variasi)

2. Mempertimbangkan besarnya service level, kalau customer tidak memerlukan service level yang tinggi, turunkanlah service level nya.

Setelah safety stock ditetapkan, harus di monitor secara teratur bagaimana pemakaian safety stock tersebut. Bila yang terpakai hanya setengahnya, evaluasi kembali nilai service level.

Alternatif mengurangi safety stock:

Bila item yang ditangani cukup ringan, kurangi safety stock, suddne demand dapat dikirim via Airfreight
Perbaiki forecast, forecast yang tidak akurat akan menyebabkan terjadi deviasi demand yang besar
Untuk lingkungan industri yang make to stock perlu dipertimbangkan menjadi make to order bagi item2 yang variasi demand nya tidak menentu. Selama customer mau menunggu tidak ada salahnya mencoba menjadi make to order
Dengan melakukan postponement (penundaan) packaging. Cara ini adalah mengirim dalam jumlah bulky ke gudang distribusi. Setelah menerima order dari customer, gudang distribusi akan melakukan packaging sesuai permintaan customer. Contoh: biskuit oreo ada yang isi 2, 4, 6, 12. Dikirim bulky ke gudang distribusi lalu kalau ada yang pesan isi 12 baru dibuatkan packagingnya. Jadi mengurangi kesalahan forecast dengan menimbun lebih banyak safety stock.

Disadur dari Crack the Code, Understanding Safety Stock & Mastering Its Equation by Peter L. King, CSCP, APICS Magazine, May 2011.

sumber: http://www.supplychainindonesia.com (dengan beberapa tambahan)